Instructie Wet Gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden (WGS) (2025I002)

Publicatiegegevens
Van:	College van procureurs-generaal
Aan:	Hoofden van de OM-onderdelen en de verwerkingsverantwoordelijken van de opsporingsinstanties
Registratienr.:	2025R002
Datum inwerkingtreding:	01-03-2025 (Deze instuctie wordt vervangen per 1 juli 2025)
Vervallen:	-
Relevante beleidsregels OM:	Aanwijzing Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (2018A003); Instructie Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (2013I006); Aanwijzing Wet politiegegevens en de rol van de officier van justitie (2018A004)
Wetsbepalingen:	Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden, Besluit gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden, Wet tot wijziging van de wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden, Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, Wet politiegegevens, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

Samenvatting

Deze instructie bevat uitgangspunten over de wijze waarop het OM invulling geeft aan bepaalde vereisten uit de Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden (Wgs) en het Besluit gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden (Bgs). Meer specifiek bevat deze instructie regels met betrekking tot de wijze waarop het OM gegevensverwerkingen op grond van de Wgs beoordeelt en welke afstemming daartoe binnen het OM plaatsvindt. Ook wordt in de instructie richting gegeven aan de wijze waarop het OM inbreng aanlevert aan het per samenwerkingsverband aangewezen contactpunt voor het uitvoering geven aan de rechten van betrokkenen en de afhandeling van de meldplicht datalekken.

De instructie geeft ook uitgangspunten voor de gegevensverwerkingen die opsporingsinstanties verrichten op grond van de Wgs en de afstemming die daarbij met het bevoegd gezag dient plaats te vinden. Hierbij wordt ingegaan op de toepasselijkheid van de Aanwijzing Wet politiegegevens en de rol van de officier van justitie.

De overwegingen over de concrete beoordelingsmomenten en daarbij benodigde afstemming, zijn in de instructie te herkennen aan opsommingstekens.

WETTELIJK KADER

De Wgs [1] maakt duidelijk onder welke voorwaarden gegevens verwerkt kunnen worden binnen vier samenwerkingsverbanden, te weten het Financieel Expertise Centrum (FEC), infobox Crimineel en Onverklaarbaar Vermogen (iCOV), het Zorg en Veiligheidshuis (ZVH) en het Regionaal Informatie- en Expertisecentrum (RIEC). Veel van de bepalingen van de Wgs zijn nader uitgewerkt in het Bgs. De Wgs en het Bgs vormen samen het wettelijk kader voor de verwerking van persoonsgegevens en andere gegevens in de genoemde samenwerkingsverbanden, gericht op het doel van die samenwerkingsverbanden. Het OM is deelnemer aan al deze samenwerkingsverbanden. Het OM levert – met inachtneming van de Wgs en het Bgs – een constructieve bijdrage aan de samenwerkingen en verstrekt waar toegestaan gegevens aan deelnemers om hun taken te kunnen uitvoeren.

REIKWIJDTE

Deze instructie geldt voor alle samenwerkingsverbanden waaraan het OM deelneemt en die onder de reikwijdte van de Wgs/het Bgs vallen.

De instructie ziet niet op alle vereisten die voortvloeien uit de Wgs/het Bgs. Aan veel van de vereisten wordt ook (nadere) invulling gegeven door middel van werkprocessen opgesteld binnen het OM of gezamenlijk vanuit de samenwerkingsverbanden. Voor een allesomvattend beeld, wordt verwezen naar de voor het betreffende samenwerkingsverband geldende werkprocessen. [2]

De instructie staat los van de Aanwijzing en Instructie Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg). De Aanwijzing en Instructie Wjsg gaan in op de verstrekkingsmogelijkheden die het OM heeft op grond van artikel 39f Wjsg. De gegevensverstrekkingen op grond van de Wgs worden beoordeeld aan de door de Wgs aan de Wjsg toegevoegde artikelen 39fa Wjsg, 51ca Wjsg en 8b Wjsg. [3] Deze drie artikelen kennen andere nuances ten aanzien van het verstrekken van gegevens dan de in de Aanwijzing en Instructie Wjsg uitgewerkte verstrekkingsgrondslag (artikel 39f Wjsg), zo is in de Wgs een verstrekkingsverplichting opgenomen in plaats van een verstrekkingsbevoegdheid. Gelet hierop is een separate instructie opgesteld. [4]

Samenwerkingsverbanden Wgs

Het OM neemt deel aan de samenwerkingsverbanden in de Wgs vanuit de kerntaak: de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde. Het OM handelt op basis van taken en bevoegdheden in het kader van het strafrecht. Deelname aan een specifieke samenwerkingsactiviteit, meestal in verband met het verstrekken van gegevens voor al dan niet gezamenlijke gegevensverwerking aan deelnemers aan het samenwerkingsverband, vindt dan ook plaats wanneer bijvoorbeeld sprake is van (een vermoeden van) een strafbaar feit, wanneer sprake is geweest van een strafbaar feit of wanneer de kans op recidive groot is en de inzet van het strafrecht een wezenlijk onderdeel van de betreffende samenwerkingsactiviteit kan zijn.

Voor wat betreft de samenwerking in het ZVH, neemt het OM ook deel vanuit de taken op grond van de Wet verplichte GGZ (Wvggz),de Wet zorg en dwang (Wzd) en artikel 2.3 Wet forensische zorg (Wfz). De gegevensverwerkingen in het ZVH, dienen – naast de strafrechtelijke taak – ook beoordeeld te worden vanuit de taken die in die Wvggz/Wzd/Wfz aan het OM zijn opgedragen, hierna verplichte zorg (VZ) genoemd.

Gegevensverstrekkingen door het om aan Deelnemers

Fase van aanmelden/aanvraag/verzoek

Het OM kan als deelnemer aan het samenwerkingsverband een casus aanmelden, een signaal indienen, rapportages aanvragen of verzoeken om gegevensanalyses. In het Bgs zijn per samenwerkingsverband startcriteria geformuleerd waaronder een aanmelding, aanvraag of verzoek kan plaatsvinden. Voor de wijze waarop een aanmelding, aanvraag of verzoek verloopt, wordt verwezen naar de werkprocessen die gelden binnen het betreffende samenwerkingsverband en OM-intern.

Afstemming met de lokale OM privacyfunctionaris

De medewerker van het OM die deelneemt aan de samenwerking doorloopt de procedure van aanmelding, aanvraag of verzoek. Wanneer twijfel bestaat over het invullen van de formulieren en de gegevens die verstrekt kunnen worden, kan de medewerker van het OM contact zoeken met de lokale OM privacyfunctionaris.

Verstrekken van gegevens vanuit het VZ-kader

Indien bij een aanmelding van een casus in het ZVH, het VZ-kader wordt betrokken, stemt de medewerker van het OM af met de collega’s van het lokale VZ-team. Het lokale VZ-team beoordeelt aan de hand van de geldende procedure of, en zo ja, onder welke voorwaarden VZ-gegevens opgenomen kunnen worden in het aanmeldformulier.

Fase van gegevensverstrekking aan het samenwerkingsverband

4.2 Beoordeling gegevensverstrekking vanuit het OM aan deelnemers

Op grond van de Wgs (artikel 1.5) verstrekt het OM gegevens aan andere deelnemers van het samenwerkingsverband.

Op deze verstrekkingsverplichting bestaan slechts twee uitzonderingen. 1) Alleen indien zwaarwegende redenen bestaan die zich verzetten tegen verstrekking, wordt van gegevensverstrekking afgezien. Daarnaast is ook is altijd een toets nodig of de gegevensverstrekking noodzakelijk is voor de vervulling van het doel van het samenwerkingsverband.

4.2.1 Zwaarwegende redenen

Opsporings- en vervolgingsbelangen kunnen zwaarwegende redenen geven om niet over te gaan tot verstrekking van gegevens aan de deelnemers. [5] Dat is bijvoorbeeld het geval als het risico bestaat dat andere deelnemers op grond van de verstrekte gegevens acties ondernemen die het opsporingsonderzoek doorkruisen of dat een verdachte te weten komt dat een opsporingsonderzoek loopt. Het feit dat nog geen definitieve vervolgingsbeslissing is genomen, kan een zwaarwegende reden vormen om niet tot verstrekking over te gaan. Dit is echter niet zonder meer het geval. Wanneer nog niet duidelijk is of er voldoende bewijs is om tot vervolging over te gaan, kan het voor het doel van het samenwerkingsverband juist nodig zijn om de gegevens al in een vroeg stadium te verstrekken en de samenwerking aan te gaan in de fase waarin nog geen vervolgingsbeslissing is genomen. Het betreft steeds een afweging per geval. Indien tot verstrekking van gegevens wordt overgegaan, is het van belang voldoende duiding mee te geven van het stadium waarin de zaak tegen de betrokkene zich bevindt.

In sommige gevallen kan het ook zijn dat een zwaarwegende reden bestaat om niet aan alle deelnemers te verstrekken. Dat neemt niet weg dat dan wel de verplichting kan bestaan om aan één of meer van de deelnemers te verstrekken.

Afstemming met de betrokken officier van justitie

De medewerker van het OM die deelneemt aan de samenwerking beoordeelt, in afstemming met de betrokken officier van justitie [6], of een zwaarwegende reden bestaat om niet tot verstrekking over te gaan. Deze beoordeling is voorbehouden aan het OM.

4.2.2 Noodzakelijkheidsafweging

De medewerker van het OM die deelneemt aan de samenwerking beoordeelt of de verstrekking noodzakelijk is en betrekt bij deze beoordeling de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. Ook deze beoordeling is voorbehouden aan het OM.

Proportionaliteit en subsidiariteit

Het OM verstrekt gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de vervulling van het doel van het samenwerkingsverband. Ook de vorm van verstrekking is van belang. Als het verstrekken van volledige stukken een onnodige of onevenredige inbreuk op de privacy van een betrokkene maakt, worden onnodige gegevens weggelaten, wordt een samenvatting gegeven, worden gegevens geanonimiseerd of wordt een mondelinge toelichting gegeven. In dat laatste geval wordt vastgelegd welke gegevens en welke toelichting zijn verstrekt, zie paragraaf 4.5.

Het is van belang te bekijken welke deelnemer het beste in staat is om tot verstrekking van gegevens over te gaan. Als zich in een strafdossier gegevens bevinden die initieel zijn verkregen van een andere deelnemer en die deelnemer is ook bij de samenwerkingstafel betrokken, dan ligt het in de rede om voor de verstrekking te verwijzen naar die deelnemer. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen ten aanzien van rapportages die in het kader van het strafproces worden opgesteld omtrent de persoon van een verdachte. Zie voor meer informatie hierover de overwegingen hierna bij ‘afstemming met de lokale OM privacyfunctionaris’.

Sepotbeslissing of vrijspraak

Gerichte aandacht bestaat voor gegevens die zien op een zaak die geëindigd is met een sepot-beslissing of een vrijspraak. [7] Het is van belang dat terughoudendheid wordt betracht bij het verstrekken van gegevens over die zaak. In sommige gevallen kan het voor de deelnemers juist van belang zijn te weten dat een zaak tot een vrijspraak of sepotbeslissingen heeft geleid. Het hangt van het doel van het samenwerkingsverband af verstrekking van gegevens nodig is. Indien tot verstrekking van deze gegevens wordt overgegaan, is het van belang voldoende duiding mee te geven, bijvoorbeeld over de wijze waarop een zaak is geëindigd en/of wat een bepaalde sepotbeslissing betekent.

Afstemming met de lokale OM privacyfunctionaris

De medewerker van het OM die deelneemt aan de samenwerking beoordeelt welke gegevens verstrekt moeten worden aan de deelnemers aan het samenwerkingsverband. Wanneer twijfel bestaat over de noodzakelijkheidsafweging, kan de medewerker van het OM contact zoeken met de lokale OM privacyfunctionaris.

Bestaat het voornemen om tot het verstrekken van (delen van) afschriften van in het strafdossier opgenomen rapportages over de verdachte over te gaan, dan stemt de medewerker van het OM dit voornemen af met de lokale OM privacyfunctionaris. De lokale OM privacyfunctionaris beoordeelt aan de hand van de geldende procedure of en zo ja, onder welke voorwaarden tot verstrekking van deze gegevens wordt overgegaan. Op grond van deze procedure, borgt de lokale OM privacyfunctionaris ook afstemming met de afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken van het Parket-Generaal (afdeling BJZ PaG).

Voor afwegingen met betrekking tot het verstrekken van justitiële gegevens en/of (delen van) rechterlijke uitspraken, wordt verwezen naar de relevante overwegingen hierover in de Aanwijzing Wjsg.

Verstrekken van gegevens vanuit het VZ-kader

Indien bij een specifieke casusbespreking in het ZVH ook het VZ-kader wordt betrokken, dan raadpleegt de medewerker van het OM de collega’s van het lokale VZ-team. Het lokale VZ-team beoordeelt aan de hand van de geldende procedure of en zo ja onder welke voorwaarden VZ-gegevens verstrekt kunnen worden aan de deelnemers in het ZVH.

Fase van gegevens verstrekken vanuit het samenwerkingsverband

4.3 Beoordeling verstrekking vanuit het samenwerkingsverband aan deelnemers en derden

Een gezamenlijke verwerking van gegevens kan resultaten opleveren die elke deelnemer niet afzonderlijk had kunnen genereren. Op grond van de Wgs (artikel 1.7) is het voor deelnemers, waaronder het OM, mogelijk om deze resultaten van een gezamenlijke verwerking vanuit het samenwerkingsverband te verstrekken aan deelnemers van het samenwerkingsverband en aan derden.

Verstrekking aan deelnemers vanuit het samenwerkingsverband

De Wgs bepaalt dat resultaten – onder de voorwaarden genoemd in artikel 1.7 lid 1 Wgs – verstrekt kunnen worden aan de deelnemers. Dit brengt mee dat wanneer bijvoorbeeld in een plan van aanpak afgesproken is dat een van de deelnemers een actie onderneemt, die deelnemer de resultaten ook daadwerkelijk verstrekt kan krijgen om die actie te ondernemen. Deze verstrekking is verplicht, uitgezonderd in het geval dat een andere deelnemer zich op grond van zwaarwegende redenen tegen de verstrekking verzet en mits de resultaten zijn gebaseerd op gegevens die ingebracht zijn door die andere deelnemer.

Verstrekking aan deelnemers en OM-beoordeling

Indien vanuit de samenwerking resultaten worden verstrekt aan deelnemers en die resultaten zijn gebaseerd op gegevens van het OM, dan beziet de medewerker van het OM die deelneemt aan de samenwerking of zwaarwegende redenen bestaan die zich verzetten.

Deze beoordeling is bij de initiële verstrekking aan de deelnemers ook al gemaakt. Veelal is de beoordeling om tot verstrekking vanuit het samenwerkingsverband aan deelnemers over te gaan, gelijk aan de initiële beoordeling. Het kan echter zijn dat de gezamenlijke verwerking in het samenwerkingsverband aanleiding geeft om vanuit het OM acties te gaan ondernemen. Deze acties kunnen met zich brengen dat het niet mogelijk is om – vanuit belangen van opsporing en vervolging – resultaten te verstrekken aan deelnemers die ook gegevens van het OM bevatten. Dit betreft dan een zwaarwegende reden om niet tot verstrekking over te gaan. De beoordeling wordt gemaakt in overeenstemming met paragraaf 4.2.1 ‘zwaarwegende redenen’.

Verstrekking aan derden vanuit het samenwerkingsverband

De Wgs bepaalt dat resultaten van een verwerking – onder de voorwaarden genoemd in artikel 1.7 lid 2 Wgs – verstrekt kunnen worden aan derden, tenzij vanuit een deelnemer bezwaar wordt geuit tegen die verstrekking. Dit bezwaar kan gemaakt worden ongeacht of de resultaten gebaseerd zijn op de gegevens van die deelnemer. Indien het gaat om bijzondere categorieën persoonsgegevens (waaronder gezondheidsgegevens, gegevens betreffende iemands seksuele leven, gegevens betreffende ras en/of etniciteit) en strafrechtelijke gegevens, is expliciet instemming vereist van de deelnemer die de gegevens in eerste instantie heeft verstrekt aan het samenwerkingsverband. Bevatten de resultaten gegevens die initieel vanuit het OM zijn verstrekt aan het samenwerkingsverband, dan is altijd instemming vereist nu dit strafrechtelijke gegevens betreffen en/of gezondheidsgegevens (VZ-kader).

Verstrekking aan derden en OM-beoordeling

Voorafgaand aan de verstrekking aan een derde, stemt de medewerker van het OM – die deelneemt aan de samenwerking – af met de lokale OM privacyfunctionaris. [8] Bij twijfel over de voorgenomen verstrekking aan een derde, kan de lokale OM privacyfunctionaris afstemming zoeken met de afdeling BJZ PaG.

4.4. Beoordeling gegevensverstrekking van samenwerkingsverband naar samenwerkingsverband

De Wgs bepaalt – onder de voorwaarden die in artikel 1.7 lid 8 Wgs uiteen zijn gezet – dat gegevens tussen de in de Wgs opgenomen samenwerkingsverbanden verstrekt kunnen worden. Dit kan wanneer dit noodzakelijk is voor het doel van het ontvangende samenwerkingsverband. De verstrekking tussen de samenwerkingsverbanden vindt uitsluitend plaats wanneer de deelnemers van wie de gegevens afkomstig zijn, daarmee instemmen. In artikel 1.10 Bgs is uitgewerkt voor welke doelen concrete gegevensuitwisseling tussen de verschillende samenwerkingsverbanden kan plaatsvinden.

Verstrekking tussen samenwerkingsverbanden en OM-beoordeling

De medewerker van het OM – die deelneemt aan de samenwerking vanuit waar de verstrekking plaatsvindt – beoordeelt of tot verstrekking aan het ontvangende samenwerkingsverband kan worden overgegaan. De beoordeling wordt gemaakt in overeenstemming met paragraaf 4.2.2 ‘noodzakelijkheidsafweging’.

De medewerker van het OM, die deelneemt aan de samenwerking vanuit waar de gegevensverstrekking wordt geïnitieerd, stemt af met de medewerker van het OM van het ontvangende samenwerkingsverband over de beoogde verstrekking.

Geen verstrekking VZ-gegevens vanuit ZVH aan andere samenwerkingsverbanden

Indien het ZVH tot verstrekking aan één van de andere samenwerkingsverbanden in de Wgs over gaat, dan mogen onder geen geval gegevens worden verstrekt die vanuit het OM zijn ingebracht vanuit het VZ-kader. Het is wettelijk uitgesloten deze gegevens vanuit het ZVH aan andere Wgs-samenwerkingsverbanden te verstrekken.

4.5. Vastleggen van gegevensverstrekkingen

Zoals hiervoor uiteengezet, kunnen vanuit het OM op grond van de Wgs in verschillende fasen gegevens verstrekt worden. In het kader van de verantwoordingsplicht, geldt dat gegevensverstrekkingen die plaatsvinden vanuit het OM worden gedocumenteerd. Bij het documenteren is het van belang op te nemen waarom tot verstrekking wordt overgegaan of waarom juíst niet tot verstrekking is overgegaan. Het laatste bijvoorbeeld in de gevallen wanneer vanuit een samenwerkingsverband aan het OM is voorgelegd of tot gegevensverstrekking aan een derde mag worden overgegaan en daar negatief op wordt geadviseerd. Dit om te borgen dat achteraf kan worden aangetoond welke gegevensverstrekkingen vanuit het OM aan deelnemers hebben plaatsgevonden, dan wel welke afstemming heeft plaatsgevonden met het OM over gegevensverstrekkingen die vanuit het samenwerkingsverband hebben plaatsgevonden.

Documenteren van gegevensverstrekkingen

Voor het documenteren van de gegevensverstrekkingen geldt, dat deze plaatsvinden in overeenstemming met de wijze waarop de overige Wjsg-verstrekkingen binnen het arrondissementsparket worden geregistreerd.

4.6 Overige verstrekkingen: wetenschappelijk onderzoek en verstrekkingen aan het buitenland

Het kan voorkomen dat vanuit samenwerkingsverbanden behoefte bestaat om gezamenlijk gegevens verder te verwerken voor bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek. Of om vanuit het samenwerkingsverband resultaten te verstrekken aan ontvangers in EU-lidstaten en/of derde landen. De Wgs regelt deze verwerkingen/verstrekkingen niet. De beoordeling of een dergelijke verwerking/verstrekking kan plaatsvinden, loopt via andere wettelijke kaders.

Gegevensverstrekking op basis van het toepasselijk wettelijk kader

Indien het voornemen bestaat om tot een dergelijke verstrekking over te gaan dan wel in het geval van een soortgelijke situatie die niet onder de Wgs valt, wordt vanuit het OM bezien – aan de hand van de wettelijke kaders (bijv. Wetboek van Strafvordering, Wjsg) en al ingerichte procedures (bijv. Aanwijzing en Instructie Wjsg, procedure wetenschappelijk onderzoek en IRC-procedures) – welke mogelijkheden daarvoor bestaan en wat nodig is om tot een rechtmatige verwerking te komen. Het is in dit soort gevallen noodzakelijk afstemming te zoeken met de lokale OM privacyfunctionaris. [9]

opsporingsinstanties en bevoegd gezag

In de Wgs zijn verschillende opsporingsinstanties aangewezen als deelnemer voor de samenwerkingsverbanden.

5.1 Wet politiegegevens en afstemming bevoegd gezag

De gegevensverstrekkingen die de opsporingsinstanties in het kader van de Wgs verrichten, vinden plaats met inachtneming van de Wpg. De opsporingsinstanties , als verwerkingsverantwoordelijken, beoordelen zelf of tot verstrekking van de gegevens kan worden overgegaan. Het OM draagt géén (verwerkings)verantwoordelijkheid voor het naleven van de bij de Wpg gestelde voorschriften en gaat dan ook niet over de beoordeling van de rechtmatigheid van de gegevensverstrekking.

Het voorgaande laat onverlet dat het OM, in die gevallen waarin de Wpg dat vereist, als bevoegd gezag geraadpleegd dient te worden bij voorgenomen gegevensverstrekkingen. Dit om de officier van justitie in staat te stellen te beoordelen of belangen vanuit opsporing en vervolging zich verzetten tegen de voorgenomen gegevensverstrekking.

Aanwijzing Wpg en de rol van de officier van justitie is onverkort van toepassing

De opsporingsinstanties borgen dat het bevoegd gezag in staat wordt gesteld die beoordeling uit te voeren. Gezien de toepasselijkheid van de Wpg op de gegevensverstrekkingen die plaatsvinden onder de Wgs, is de Aanwijzing Wpg en de rol van de officier van justitie onverkort van toepassing. Voor relevante aspecten bij die beoordeling door de opsporingsinstanties, de wijze waarop afstemming plaatsvindt met het bevoegd gezag en de toets die het bevoegd gezag uitvoert, wordt verwezen naar deze aanwijzing.

5.2 Wetboek van Strafvordering: artikelen 125n en 126dd Sv

Een aanvullende opmerking geldt voor de wettelijke vereisten die volgen uit de artikelen 125n en 126dd Wetboek van Strafvordering (Sv). [10] Wanneer de opsporingsinstanties voornemens zijn gegevens te verstrekken die initieel vallen binnen de reikwijdte van de artikelen 125n en 126dd Sv, dan is daarop het regime van die artikelen van toepassing. Deze Sv-artikelen gelden als lex specialis van de Wpg. Het is bij het verstrekken van die gegevens altijd aan de officier van justitie om te beoordelen of de voorgenomen gegevensverstrekking mag plaatsvinden. De officier van justitie beoordeelt aan de hand van de artikelen 125n lid 3 en 126dd Sv of tot doelafwijkend gebruik kan worden overgegaan.

Officier van justitie beoordeelt doelafwijkend gebruik van gegevens

De opsporingsinstanties borgen dat, wanneer het voornemen bestaat om tot verstrekking van artikel 125n en 126dd Sv-gegevens over te gaan, dit voorgelegd wordt aan het bevoegd gezag.

Het contactpunt en de rol van het OM

6.1 Het contactpunt en de afhandeling van de rechten van betrokkenen

Op grond van de privacywetgeving (Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), Wpg en Wjsg) hebben betrokkenen verschillende rechten om informatie te verkrijgen over de persoonsgegevens die over henzelf worden verwerkt (de zogenoemde informatieverplichting, het doen van inzage-, rectificatie- en verwijderingsverzoeken en het maken van bezwaar tegen de gegevensverwerking). In het Bgs is nader uitgewerkt op welke wijze door de deelnemers binnen de samenwerkingsverbanden uitvoering gegeven dient te worden aan deze rechten.

6.1.1. Contactpunt samenwerkingsverbanden

In artikel 1.1 lid 2 Bgs is voor ieder van de samenwerkingsverbanden een contactpunt aangewezen dat coördinatie voert, uitvoering geeft aan de informatieverplichting en – na afstemming met de deelnemers – besluiten neemt op verzoeken van betrokkenen. [11] Let wel: dit geldt enkel voor hetgeen plaatsvindt onder de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid van de deelnemers.

Het feit dat het contactpunt namens de deelnemers uitvoering geeft aan de rechten van betrokkenen, brengt niet met zich mee dat daartoe vanuit het OM ook bevoegdheden gemandateerd worden aan het contactpunt: mandatering van bevoegdheden is niet mogelijk en – gelet op de uitgewerkte procedure in de Wgs/het Bgs – ook niet nodig.

6.1.2 Toepasselijk wettelijk regime: AVG

De gegevensverwerkingen die de deelnemers gezamenlijk verrichten in de Wgs-samenwerkingsverbanden vallen onder de AVG. De gezamenlijke gegevensverwerking richt zich op grond van de Wgs op alle verwerkingen die vanuit de deelnemers samen worden opgepakt, vanaf triage tot aan het uitvoeren van een analyse en/of het opstellen van een plan van aanpak. De gegevensverstrekkingen vanuit het OM aan de deelnemers aan het samenwerkingsverband en hetgeen het OM uiteindelijk ontvangt en oppakt vanuit het samenwerkingsverband (bijvoorbeeld in het kader van afspraken vanuit een plan van aanpak), vallen daarentegen onder de zelfstandige verwerkingsverantwoordelijkheid van het OM. Voor de afhandeling van de rechten van betrokkenen, betekent dit concreet dat het contactpunt een beoordeling maakt aan de hand van de artikelen van de AVG. Ook wanneer het OM geraadpleegd wordt voor afstemming bij een concreet voorliggend verzoek, maakt het OM de afweging aan de hand van het wettelijk kader van de AVG.

Richt het verzoek van een betrokkene zich specifiek op gegevensverwerkingen onder zelfstandige verwerkingsverantwoordelijkheid van het OM, dan handelt het OM dit verzoek eigenstandig af. Richt een verzoek van een betrokkene zich bijvoorbeeld specifiek op de vraag welke gegevens door het OM zijn aangeleverd, dan is het aan het OM om het verzoek af te handelen conform de binnen het OM geldende procedures voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen.

6.2 Informatieverplichting en verzoeken van betrokkenen

Wanneer het contactpunt bij een specifieke samenwerkingsactiviteit overgaat tot het informeren van een betrokkene of uitvoering geeft aan een (ander) verzoek van een betrokkene, vraagt het contactpunt – indien het OM betrokken is bij de samenwerkingsactiviteit – het OM om een zienswijze. Het vragen van een zienswijze is onder meer bedoeld om het OM in staat te stellen na te gaan of belangen van opsporing en vervolging en/of eventuele andere in artikel 41 Uitvoeringswet AVG (UAVG) [12] genoemde uitzonderingsgronden zich daartegen verzetten en of het voegen als belanghebbende in een bestuursrechtelijke procedure in de rede ligt.

Indien één van de hiervoor genoemde belangen in de weg staat aan het verstrekken van gegevens, gaat het contactpunt in het geheel niet respectievelijk voor de delen waar het belang van het OM op ziet niet over tot het informeren en/of de afhandeling van een verzoek van een betrokkene.

Afstemming met de lokale OM privacyfunctionaris [13]

De medewerker van het OM die benaderd wordt door het contactpunt, stemt over de beoordeling af met de lokale OM privacyfunctionaris en borgt dat een terugkoppeling plaatsvindt aan het contactpunt.

In het Bgs wordt expliciet vereist dat – wanneer de belangen zich niet langer verzetten – alsnog uitvoering wordt gegeven aan de informatieverplichting en/of het verzoek van betrokkene. Het is aan de medewerker van het OM die deel heeft genomen aan de samenwerkingsactiviteit om aan het contactpunt aan te geven dat de eerder aangedragen belangen van het OM zich niet langer verzetten. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat een opsporingsonderzoek is afgerond. Gedurende het verloop van de concrete samenwerkingsactiviteit, controleert de medewerker van het OM met enige regelmaat of de belangen nog aldoor aanwezig zijn of dat het contactpunt tot informeren kan overgaan.

6.3 Algemene wet bestuursrecht: bezwaar en beroep

Wanneer het contactpunt, namens het samenwerkingsverband, een beslissing neemt op een verzoek van betrokkene, geldt dit als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Een betrokkene kan op grond van de Awb tegen een besluit bezwaar en – opvolgend – beroep instellen. Het contactpunt geeft uitvoering aan de bezwaar- en beroepsprocedure, tenzij het verzoek ter afhandeling is overgedragen aan een andere deelnemer of het OM (zie voor de overdracht aan het OM paragraaf 6.4).

Ook bij de bezwaar- en beroepsprocedure geldt dat – indien het OM betrokken is bij de samenwerkingsactiviteit – het contactpunt een zienswijze vraagt bij het OM. Het OM beoordeelt aan de hand van de omstandigheden van het geval of het zich voegt als belanghebbende bij het bezwaar en beroep.

Afstemming met de lokale OM privacyfunctionaris en de afdeling BJZ/PaG

Indien het contactpunt – naar aanleiding van een bezwaar- en/of beroepschrift – afstemming zoekt met de medewerker van het OM die deelneemt of heeft deelgenomen aan de samenwerking, dan stemt de medewerker van het OM opvolgend af met de lokale OM privacyfunctionaris over het bezwaar en beroep. De lokale OM privacyfunctionaris betrekt – met inachtneming van geldende procedures – de afdeling BJZ/PaG.

6.4 Overdracht van afhandeling verzoek door contactpunt aan het OM

Het contactpunt kan de afhandeling van een verzoek van een betrokkene overdragen aan een andere deelnemer van het samenwerkingsverband wanneer die andere deelnemer beter in staat is, gezien de betrokkenheid bij de betreffende gegevensverwerking, om besluiten te nemen op het voorliggende verzoek.

Overdracht afhandeling aan het OM gaat naar de lokale OM privacyfunctionaris

Het contactpunt kan bij een voorliggend verzoek aan de medewerker van het OM vragen om de afhandeling van het verzoek over te nemen. In die gevallen geleidt de medewerker van het OM het verzoek ter afhandeling door aan de lokale OM privacyfunctionaris. De lokale OM privacyfunctionaris stemt – met inachtneming van de geldende procedures – over de afhandeling van het verzoek af met de afdeling BJZ PaG.

6.5 Het contactpunt en de nakoming van de meldplicht datalekken

Het contactpunt is verantwoordelijk voor de nakoming van de meldplicht datalekken wanneer zich binnen het samenwerkingsverband, onder de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid, een datalek voordoet. Wanneer zich een datalek voordoet waarbij het OM betrokken is, zoekt het contactpunt afstemming over de afhandeling van de meldplicht datalekken, onder meer om het OM in staat te stellen na te gaan of belangen van opsporing en vervolging en/of andere belangen in artikel 41 UAVG zich verzetten tegen de eventuele melding van het datalek aan een betrokkene.

Afstemming met de lokale adviseur gegevensbescherming

Wanneer de medewerker van het OM benaderd wordt door het contactpunt, stemt de medewerker af met de lokale adviseur gegevensbescherming [14] en borgt de medewerker dat tijdig een terugkoppeling plaatsvindt aan het contactpunt zodat uitvoering gegeven kan worden aan de meldplicht datalekken.

verantwoordingsverplichtingen samenwerkingsverbanden

In de Wgs en het Bgs zijn specifieke vereisten opgenomen over de gegevensverwerkingen die verricht mogen worden in de betreffende samenwerkingsverbanden en de waarborgen die getroffen dienen te worden. Dit laat onverlet dat naast de Wgs en het Bgs nog aanvullende waarborgen gelden op grond van de privacywetgeving (de AVG, Wpg en de Wjsg). Het is van belang dat ook deze wettelijke verplichtingen in relatie tot de samenwerkingsverbanden in de Wgs worden geborgd.

OVERGANGSRECHT

Deze instructie heeft gelding vanaf de datum van inwerkingtreding.

[1] Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden, in werking getreden per 1 maart 2025, Stb 2024-198.

[2] Hierbij kan gedacht worden aan procedures voor aanmelding, voor het aanstellen van een coördinerend FG, en het bewaren en vernietigen van gegevens. Voor de binnen een samenwerkingsverband geldende werkprocessen en nadere uitwerking OM-intern, wordt verwezen naar de medewerkers van het OM die betrokken zijn bij het betreffende samenwerkingsverband en/of de lokale privacyfunctionaris van het arrondissementsparket.

[3] Welke grondslag specifiek van toepassing is, is afhankelijk van de categorie gegevens die door het OM wordt verstrekt: strafvorderlijk, tenuitvoerlegging of justitieel.

[4] Voor de uitwerking van Instructie Wgs is wel aangesloten bij het beoordelingskader zoals ook vanuit het OM wordt gehanteerd in de Aanwijzing en Instructie Wjsg.

[5] Memorie van toelichting, Kamerstukken II 2019/20, 35447, nr. 3, p. 135, 29-04-2020.

[6] Afhankelijk van het stadium waarin de betreffende zaak zich bevindt (eerste aanleg of hoger beroep), kan dit de zaaksofficier betreffen of de advocaat-generaal. Voor afstemming met de tweede lijn, kan in eerste instantie ter verdere afstemming ook contact wordt gezocht met de Straf met Zorg-medewerker van het ressortsparket.

[7] Hierbij opgemerkt dat het altijd van belang is te bekijken op welke grond een sepotbeslissing heeft plaatsgevonden. Wanneer een zaak is geëindigd met de sepotbeslissing dat een verdachte ten onrechte als verdachte is aangemerkt, wordt meer terughoudendheid betracht en brengt dit in beginsel een andere weging met zich mee dan wanneer de zaak geëindigd is met een beleidssepot.

[8] De Wgs vereist dat een voorgenomen gegevensverstrekking aan een derde door de deelnemers ook altijd ter toetsing wordt voorgelegd aan de voor het samenwerkingsverband ingerichte rechtmatigheidsadviescommissie (Rac). Het is aannemelijk dat deze toets door de Rac per samenwerkingsverband op verschillende wijze wordt uitgevoerd. FEC en iCOV beschikken over één samenwerkingslocatie waardoor toetsing per specifieke verstrekking meer voor de hand ligt. De RIEC’s en ZVH-en kennen echter meerdere locaties, terwijl voor ieder van deze samenwerkingsverbanden één landelijke Rac is ingericht. Het kan zijn dat deze Rac’s overgaan tot een meer abstracte toetsing. De Rac’s werken hun werkwijze uit in een reglement van orde. Wanneer een Rac overgaat tot toetsing van iedere specifieke gegevensverstrekking, ligt het voor de hand dat vanuit de medewerker van het OM die deelneemt in de samenwerking afstemming wordt gezocht met de OM-vertegenwoordiger in de Rac in plaats van de lokale privacyfunctionaris. Raadpleeg ook altijd de procedures die voor het specifieke samenwerkingsverband zijn uitgewerkt.

[9] Binnen het OM kan omtrent (de interpretatie van) gegevensbeschermingsvereisten ook altijd advies worden ingewonnen bij de Functionaris Gegevensbescherming van het OM (FG OM). Op grond van de Wgs is aanstelling van een coördinerend FG voor ieder samenwerkingsverband verplicht. De coördinerend FG vervult een coördinerende rol ten opzichte van het samenwerkingsverband en de andere FG’s van de deelnemers. Het feit dat een coördinerend FG wordt aangesteld laat de bevoegdheden van de FG’s van ieder van de deelnemers onverlet. De FG OM kan te allen tijde advies uitbrengen ten aanzien van de samenwerkingsverbanden en ook bevraagd worden voor advisering.

[10] De beoordeling van de officier van justitie ziet in relatie tot artikel 125n lid 1 Sv op gegevens die zijn vastgelegd tijdens een doorzoeking en die nog niet, conform artikel 125n lid 1 Sv, zijn vernietigd. Voor wat betreft artikel 126dd Sv ziet de beoordeling van de officier van justitie op processen-verbaal en andere voorwerpen waaraan gegevens kunnen worden ontleend, die zijn verkregen door middel van de inzet van de in 126dd Sv genoemde bijzondere opsporingsbevoegdheden en die niet bij de processtukken zijn gevoegd (zie ook de verbinding met artikel 126cc Sv).

[11] Het OM is enkel voor het samenwerkingsverband iCOV aangewezen als contactpunt. Voor de overige samenwerkingsverbanden (ZVH, RIEC en FEC) is het OM geen contactpunt. Voor de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de rol van het contactpunt bij iCOV, wordt verwezen naar de procedures die hierop zien binnen iCOV en het Functioneel Parket.

[12] Op de informatieplicht staan daarnaast uitzonderingsgronden in artikel 14, vijfde lid, onder b, AVG.

[13] Bij het merendeel van de arrondissementsparketten valt de afhandeling van verzoeken van betrokkenen binnen de taken van de privacyfunctionaris. Het kan echter zijn dat binnen een arrondissementsparket een andere medewerker belast is met deze nakoming. Het is afhankelijk van de inrichting van het arrondissementsparket met welke functiegroep afstemming plaatsvindt.

[14] Bij het merendeel van de arrondissementsparketten valt de nakoming van de meldplicht datalekken binnen de taken van de adviseur gegevensbescherming. Het kan echter zijn dat binnen een arrondissementsparket een andere medewerker belast is met deze nakoming. Het is afhankelijk van de inrichting van het arrondissementsparket met welke functiegroep afstemming plaatsvindt over de nakoming.